Lo primero que hay que tener en cuenta es que, si no hay una persona administradora, las funciones de la misma serán ejercidas por el presidente o presidenta de la comunidad.
Normalmente en las comunidades de propietarios de los edificios hay unos estatutos que son las reglas que regulan los derechos y obligaciones de las personas propietarias de las viviendas (llamadas fincas privativas), así como los usos de los elementos comunes (escaleras, accesos, ascensores, azotea, etc.).
Además de los estatutos de la comunidad de propietarios, existe una regulación específica para las comunidades en la Ley de Propiedad Horizontal y supletoriamente en el Código Civil.
La existencia de un presidente o presidenta es obligatoria por lo que, en caso de no haber, deberá nombrarse uno por elección. Si las personas propietarias no llegasen a un acuerdo sobre la elección del presidente o presidenta, deberá elegirse por turno rotatorio o por sorteo.
Si fuese imposible designar a un presidente o presidenta de comunidad, en última instancia podrá acudirse al juez para que tome una decisión al respecto.
Para evitar problemas en la convivencia deberán respetarse los estatutos y, en su caso, buscar soluciones a través de reuniones con el resto de las personas propietarias convocando por parte del presidente a todos las personas propietarias para reunirse en una Junta de Propietarios.
Si surgen problemas en la estructura del edificio, además de reunirse todos las personas propietarias, será conveniente que un técnico independiente les asesore para buscar soluciones y presupuestar las reparaciones necesarias que deberán ser autorizadas por las personas propietarias, reuniéndose una vez sean convocados por el presidente o presidenta en una Junta de Propietarios.